A través de las encuestas y las entrevistas se pudo detectar las principales herramientas usadas para gestionar el conocimiento por parte de las empresas pilotos participantes, con ello se comprobaba si se encontraban en una situación óptima para instaurar prácticas de teletrabajo. Estas fueron las necesidades que se extrajeron a partir de su estudio:
- Servidor donde alojar los archivos: Algunas veces montado sobre Linux y otras sobre WNT Server, con la función principal de alojar en un mismo lugar todos los archivos con los que trabaja la organización. Los principales problemas que se encuentran las empresas con esta forma de gestionar el conocimiento común son la dificultad de indexar los contenidos de los archivos, o el descontrol que produce que hayan diversas versiones de un mismo documento, cuestiones que se agravan si no hay unos protocolos consensuados a la hora de usar la herramienta. Algunas veces el servidor no está preparado para un acceso remoto, lo cual dificulta la posibilidad del teletrabajo y obliga a duplicar los archivos en diferentes máquinas.
- Email: Muchas veces mal usado al darle un uso excesivo, tanto para enviar continuamente archivos o mantener conversaciones cortas. Ambas cosas hacen que mucha información útil para el equipo de trabajo quede perdida en una bandeja de entrada.
- Mensajería instantánea: Poco usado en los entornos de trabajo por el peligro de volverse en un entretenimiento para los trabajadores. Para comunicaciones breves entre partes del equipo se sustituye por el teléfono o el email. En casos muy específicos se usa de manera interesante para interactuar con páginas webs (por ejemplo, Twitter) a través del protocolo libre Jabber.
- Group-office [http://www.group-office.com/]: Aplicación libre que permita una solución de trabajo en grupo vía web, al tener un crecimiento modular que se va adaptando a las necesidades de los diferentes departamentos (compartir archivos, calendario, etc). Por falta de una política de trabajo común que establezca esta herramienta como base de la organización no es utilizada ni apenas conocida por los trabajadores de la empresa lo cual hace que se caiga en una mayor dispersión a la hora de tratar la información que se genera.
- MS Project: Herramienta muy útil usada para gestionar proyectos, planificar recursos humanos y plazos. El principal problema que tiene es que al no ser software libre no permite la posibilidad de personalizarla e integrarla a las condiciones propias de cada empresa, lo cual fuerza a adaptar el modo de gestionar el trabajo a la forma que permite la herramienta. Supera en términos administrativos las hojas de cálculo rellenadas a mano a la hora de calcular los esfuerzos realizados por los trabajadores.
- MediaWiki [http://www.mediawiki.org]: Wiki basado en un motor libre usado para gestionar todo el conocimiento que genera la empresa. Esta herramienta soluciona los problemas de indexación de contenidos de informes o actas de reuniones dentro de un servidor por carpetas y es útil para tener un control de toda la información que puede generar un proyecto. La información correctamente catalogada y enlazada permite dar el salto cualitativo al conocimiento. Las conclusiones que se extraen de los diversos proyectos toman la forma de protocolos que sirven de referencia para futuras acciones. El problema es que esta herramienta no puede cubrir las necesidades de gestión de tareas ni plazos.
- Blog: Herramienta usada colectivamente para permitir la comunicación interdepartamental, proponer líneas futuras de trabajo o compartir actas de reuniones. El conocimiento expresado es más informal que el que se encuentra en un Wiki, pero provoca una dispersión de la información generada al ser más difícil su clasificación, indexación y participación a la hora de complementarla. Esta herramienta adquiere más sentido cuando es utilizada de manera individual por cada trabajador como expresión de su punto de vista personal.
- OpenKM [http://www.openkm.com]: A partir de esta aplicación libre, de gestión documenta para mejorar la gestión del conocimiento en las PYMES, desarrollada por GIT Consultors y alojada en un servidor propio se cataloga mediante carpetas todos los ficheros que produce el departamento. A diferencia de una Intranet se puede operar desde fuera de la empresa vía web y se puede visualizar y recuperar diferentes versiones de los documentos, además de ver quien los ha manipulado o lo está editando en un momento concreto. Esto evita los problemas de versiones que se encuentran cuando se alojan los archivos por carpetas en un servidor. La única deficiencia que se ha detectado en la herramienta es la imposibilidad de generar un enlace url de carpeta para así poder compartir esta información más fácilmente con otros trabajadores.
- Twitter [http://twitter.com/]: A partir de esta aplicación web que se encuentra alojada en un servidor externo un trabajador del departamento puede informar al resto de trabajadores de la tarea que está realizando en cada momento. Gracias a esta herramienta el coordinador puede saber en tiempo real que están realizando los trabajadores sin necesidad de preguntarles, lo cual genera una mayor sensación de autonomía en las partes. Las principales deficiencias son, por una parte que esta aplicación web esté fuera de los servidores de la empresa con los problemas de seguridad que ello conlleva, y por otra que la información que se genera no se sincroniza con un cronograma que permita al coordinador de manera detallada los estados de los diversos proyectos.
- E-Portafolio [http://www.ibit.org/home/proyectos/proyecto.php?id=1183]: Interesante herramienta usada por una de las empresas piloto que sirve para que los trabajadores realicen un plan de formación al entrar en la empresa por tal de hacer un seguimiento de sus competencias. Una posible mejora es la integración y sincronización con una herramienta de gestión de las tareas de los proyectos para saber en todo momento cuales son los conocimientos de cada trabajador y así asignar tareas según sus las cualidades de cada uno.
- Google Calendar [http://www.google.com/calendar]: Herramienta web utilizada para dar una solución temporal al hecho de carecer de un sistema de gestión de proyectos que permita visualizar las fechas límites de las tareas a realizar o las reuniones pendientes. Aunque se puede sincronizar con el correo electrónico tiene el problema de seguridad de depositar la información en un servidor externo.
- Del.icio.us [http://del.icio.us/]: A partir de esta aplicación web que se encuentra alojada en un servidor externo los trabajadores del departamento pueden ir catalogando y etiquetando los enlaces url a páginas web que contengan información interesante para los proyectos realizados o los futuros proyectos. Se consigue guardar y centralizar en un mismo lugar toda la información útil que se encuentra en Internet, lo cual sirve para ampliar los conocimientos de todos los trabajadores ahorrando horas de navegación. El problema es justamente que al estar en un servidor externo nada garantiza que se pueda acceder a la información en cualquier momento.