Los principales resultados que se extrajeron a través de las encuestas y las entrevistas tomando como guión las herramientas usadas para establecer si las empresas piloto se encuentran en una situación óptima para establecer prácticas de teletrabajo fueron los siguientes:
- La mayor parte de la comunicación depende de actas de reuniones e informes almacenados en carpetas dentro de un servidor por lo que no son indexados ni controlados por versiones, lo cual dificulta la recuperación de información y se cae con frecuencia en contradicciones a la hora de organizar el equipo de trabajo.
- Relacionado con lo anterior, se detecta una falta de acceso desde el exterior a la información que se genera en el interior de la empresa, lo cual hace que los documentos se multipliquen y se desperdiguen entre los diferentes dispositivos de trabajo de los empleados, causando una falta de control sobre la versión de los documentos.
- Hay una falta de automatización en los procesos que se efectúan, por lo cual se cae continuamente en fugas de tiempo debido a la multiplicación de trabajo.
- Se ha detectado una dependencia muy alta al email a la hora de pasarse archivos o comunicarse entre los trabajadores, lo cual hace que esta herramienta se sature y haga perder mucha información por el camino o que correos realmente importantes no reciban la atención necesaria.
- También hay que considerar que la mayoría de empresas a falta de un espacio no pueden explicitar el conocimiento que genera toda la información que se extrae de la realización de los proyectos, lo cual produce que muchas acciones ya realizadas se tengan que volver a repetir desde cero sin aprender de la experiencia pasada y construyendo a partir de ella.
- Relacionado con lo anterior, falta de una metodología unificada de formación al trabajador recién incorporado que se base en los conocimientos esenciales que ha ido generando la empresa a través de los diversos proyectos por tal de controlar en todo momento las aptitudes de los trabajadores y así saber de qué recursos humanos se dispone en cada momento.
- Pocas empresas hacen uso de una herramienta especializada de planificación de trabajo que permita tener a la vista en todo momento la tarea que está realizando cada trabajador y que se sincronice con la gestión administrativa de los esfuerzos y las aptitudes de los trabajadores. Esto hace que se caiga en una mala planificación que repercute en retrasos a la hora de fijar los plazos de los proyectos.
- En general se detecta una falta de pautas de acción consensuadas a la hora de enfrentarse al uso de las herramientas compartidas. Esta ausencia de protocolos hace que continuamente se tenga que inventar la forma de actuar ante situaciones que se presentan regularmente, sobretodo por parte de los trabajos recién incorporados en la empresa.
Con todo ello se puede concluir que las líneas de acción a la hora de poder permitir establecer un campo de acción óptimo para el establecimiento del teletrabajo se basa en los siguientes puntos:
- Establecer un mecanismo de indexación y control de versiones de toda la información que genera la empresa.
- Generar un espacio para filtrar la información en forma de conocimiento útil para anticipar problemas futuros.
- Consensuar una serie de protocolos tanto en el uso de cada herramienta como en la comunicación de contenidos que permita ordenar el conocimiento que se extrae.
- Crear un plan de formación para trabajadores a partir de los protocolos consensuados que permita tener un control de las aptitudes de cada uno por tal de planificar mejor el trabajo.
- Integrar las herramientas usadas para automatizar los procesos que se realizan a través de los protocolos consensuados.
- Permitir un acceso desde el exterior para implantar definitivamente el teletrabajo habiendo partido del objetivo de acceso total a la información organizada que genera la empresa.